A l’heure de l’essor du digital dans le monde professionnel, dématérialiser sa comptabilité devient un impératif. Les avantages sont en effet nombreux, tant en matière de gain de temps, d’économie ou encore d’écologie. Le point sur les atouts d’une dématérialisation et comment la mettre en place avec Michel Weber, expert-comptable chez Fiduest à Strasbourg.
Pourquoi procéder à la dématérialisation de sa comptabilité ?
La dématérialisation offre de nombreux avantages, à commencer par un gain de temps évident. Les tâches chronophages ou fastidieuses peuvent être nettement réduites, permettant de se concentrer sur d’autres et d’optimiser la productivité. Il faut par ailleurs savoir que le fait de dématérialiser permet une meilleure transparence et un accès facilité aux documents qui peuvent alors être consultés à tout moment, et depuis n’importe quel endroit ! De plus, le nombre de données et documents traités se voit également largement accru.
Par ailleurs, en dématérialisant vos documents comptables, vous réalisez des économies non négligeables, en diminuant la quantité de papier utilisé et en réduisant l’espace de stockage. Cela s’inscrit d’ailleurs pleinement dans une démarche écologique, un autre bon point.
Les solutions pour dématérialiser votre comptabilité
Afin de réussir votre démarche de dématérialisation, il est avant tout nécessaire de mobiliser l’ensemble de vos collaborateurs, en les accompagnant dans ce changement majeur par le biais de formations. En effet, cette étape entraîne de nombreux changements dans l’organisation, ce qui impacte directement les activités de ces derniers.
Concrètement, pour mener à bien et sereinement votre projet, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Il est ainsi possible d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne, il existe aujourd’hui un large panel de produits complets avec des interfaces intuitives qui répondent à vos différents besoins. Vous pouvez également faire appel à un comptable en ligne, si vous préférez déléguer cette dématérialisation à des professionnels qui vous proposeront divers services.
Mais attention : engager un processus de dématérialisation des documents comptables nécessite une grande préparation. Il est en effet nécessaire de respecter certains impératifs, notamment en matière d’intégrité des données. De même, les pièces comptables, qui répondent aux besoins de l’administration fiscale, doivent avoir une signature électronique afin de pouvoir assurer leur authentification. L’horodatage, quant à lui, garantit chaque transaction ainsi que la date effective des pièces. En matière de factures, vous aurez le choix entre plusieurs types de dématérialisations, à savoir :
- La dématérialisation dite « simple » ;
- La dématérialisation fiscale ;
- La dématérialisation des factures papier provenant des fournisseurs.
Vous devrez vous équiper d’un scanner ou d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères ou OCR (Optical Character Recognition), afin de numériser les documents comptables (comme le compte de résultat, le bilan, ou encore les factures). Vous devrez ensuite les archiver de manière sécurisée par le biais d’une solution GED, ou gestion électronique des documents. Enfin, des outils de type workflow, permettent de transmettre ces documents.
Il est important de veiller à opter pour des solutions optimales de stockage, de conservation et de gestion des documents comptables, entièrement sécurisées.
